Verantwortliche

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

noyzeit Steuerberatung Alina Nöckler Hauptstraße 154–156/1/5, 3420 Kritzendorf, Österreich office@noyzeit.at +43 664 860 5000

Für wen diese Erklärung gilt

Diese Datenschutzerklärung richtet sich an alle, deren Daten wir verarbeiten: Besucher:innen unserer Website, Interessent:innen, bestehende und ehemalige Klient:innen sowie deren Gesellschafter:innen, Organe und Mitarbeiter:innen. Sie gilt auch für Teilnehmer:innen unserer Veranstaltungen, Bewerber:innen sowie Lieferanten und Sub-Auftragnehmer.

Woher wir Daten erhalten

Die meisten Daten erhalten wir direkt von Ihnen. Außerdem nutzen wir öffentlich zugängliche Quellen, wenn es für ein Mandat erforderlich ist, zum Beispiel Firmenbuch, Gewerbeinformationssystem (GISA), Grundbuch, Ediktsdatei oder Unternehmenswebsites.

Datenverarbeitung

Als Steuerberatungskanzlei verarbeiten wir personenbezogene Daten für folgende Zwecke:

Geschäftsbeziehung und Kanzleibetrieb

zur Begründung, Verwaltung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung
zur Stärkung bestehender und zum Aufbau neuer Klientenbeziehungen sowie für das Herantreten an Interessent:innen, einschließlich der Übermittlung von Informationen über aktuelle Rechtsentwicklungen und unser Leistungsangebot (Marketing)
im Falle einer bereits erfolgten Beauftragung zur Abwicklung der internen Klientenadministration und gegebenenfalls zum Schadensmanagement unserer Kanzlei
zur ordnungsgemäßen und effizienten Führung unserer Geschäfte
zu IT-Zwecken

Im Auftrag unserer Klient:innen (§ 2 WTBG 2017)

Soweit Sie uns damit beauftragen:

zur Durchführung der Lohnverrechnung (einschließlich monatlicher Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie monatlicher und jährlicher Meldungen an Behörden)
zur Durchführung der Finanz- und Geschäftsbuchhaltung
zur Ausübung von Beratungs- und Vertretungstätigkeiten im Bereich des Steuerrechts und in wirtschaftlichen Angelegenheiten
zur Beratung und Vertretung in Beitrags-, Versicherungs- und Leistungsangelegenheiten der Sozialversicherungen
zur Vertretung vor Verwaltungsgerichten und Verwaltungsbehörden, vor gesetzlich anerkannten Kirchen und Religionsgemeinschaften in Beitragsangelegenheiten sowie vor allen anderen behördlich tätigen Institutionen
zur sonstigen Beratung sowie zur Übernahme von Treuhandaufgaben und zur Verwaltung von Vermögen im Berechtigungsumfang des § 2 WTBG 2017
zur Beratung bei Digitalisierung, KI und Prozessautomatisierung (Future Office) sowie zur Projektbegleitung
zu jeder anderen beauftragten Aufgabe gemäß § 2 WTBG 2017

Welche Daten

Je nach Auftrag verarbeiten wir Identifikations- und Kontaktdaten, Steuer- und Sozialversicherungsnummern, Bank-, Vertrags- und Buchhaltungsdaten, Einkommens- und Vermögensdaten sowie Daten zu Familienstand und Angehörigen. In der Personalverrechnung kommen Beschäftigungsdaten Ihrer Mitarbeiter:innen hinzu.

Dabei können auch besondere Kategorien von Daten anfallen, etwa Krankenstände, eine Behinderung, das Religionsbekenntnis (Kirchenbeitrag) oder Daten aus Finanzstrafverfahren. Diese verarbeiten wir nur, soweit das gesetzlich vorgesehen oder für den Auftrag zwingend nötig ist (Art. 9 Abs. 2 lit. b, f und g DSGVO, Art. 10 DSGVO).

Rechtsgrundlagen

Grundlagen sind die Erfüllung des Auftrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), die Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa nach BAO, UGB, WTBG 2017 und dem Finanzmarkt-Geldwäschegesetz bzw. den Sorgfaltspflichten zur Verhinderung von Geldwäscherei (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), sowie unser berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Kanzleiführung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wenn wir uns auf berechtigte Interessen stützen, wägen wir diese gegen Ihre Interessen ab. Das Ergebnis dieser Abwägung erhalten Sie auf Anfrage.

Daten Dritter

Wenn Sie uns Daten Dritter übermitteln, etwa von Mitarbeiter:innen, Angehörigen oder Geschäftspartner:innen, gehen wir davon aus, dass Sie dazu berechtigt sind. In der Personalverrechnung handeln wir für unsere Klient:innen. Diese informieren ihre Mitarbeiter:innen über die Datenverarbeitung.

Zweckbindung

Wir verwenden Klientendaten nur für den jeweiligen Auftrag, im Rahmen Ihrer Einwilligung oder auf einer anderen Rechtsgrundlage nach der DSGVO. Statistisch werten wir Daten nur in anonymisierter Form aus. Werbung per E-Mail oder Telefon senden wir Interessent:innen nur mit deren Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 174 TKG 2021).

Klientenportal und Verschwiegenheit

Das Klientenportal (klientenportal.noyzeit.at) steht ausschließlich Klient:innen zur Verfügung. Belege, Bescheide und Auswertungen tauschen wir darüber verschlüsselt aus. Das Portal betreiben wir mit der Open-Source-Software Nextcloud auf Servern der Hetzner Online GmbH in Gunzenhausen, Deutschland. Die Daten liegen in Rechenzentren innerhalb der EU. Unsere Kanzleisoftware stammt von der BMD Systemhaus GmbH in Steyr, Österreich.

Als Steuerberatungskanzlei unterliegen wir der berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflicht (§ 80 WTBG 2017). Diese Pflicht gilt auch für unsere Mitarbeiter:innen und besteht nach Ende des Mandats fort.

Aufruf der Website

Unsere Website wird bei der World4You Internet Services GmbH in Linz, Österreich, gehostet. Bei jedem Aufruf verarbeitet der Server technische Zugriffsdaten und speichert sie in Logfiles: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser- und Gerätedaten sowie die Herkunftsseite. Diese Daten sind für die Bereitstellung der Website technisch zwingend erforderlich.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO iVm § 165 Abs. 3 TKG 2021). So können wir Fehler erkennen und unbefugte Zugriffe verhindern.

Schriftarten laden wir direkt von unserem eigenen Server. Dabei wird keine Verbindung zu Google oder anderen Dritten hergestellt.

Cookies und Google Analytics

Technisch notwendige Cookies

Einige Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich, etwa um Ihre Cookie-Auswahl, Ihre Spracheinstellung oder den Zustand eines Formulars zu speichern. Diese Cookies sind technisch notwendig und benötigen daher keine Einwilligung (§ 165 Abs. 3 TKG 2021, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Google Analytics – nur mit Ihrer Einwilligung

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4 der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Damit sehen wir, wie unsere Website genutzt wird, etwa welche Seiten aufgerufen werden, wie lange Besuche dauern und über welche Wege Besucher:innen zu uns finden. Die Auswertungen helfen uns, die Website zu verbessern.

Dafür werden Cookies gesetzt (z. B. „_ga“ und „_ga_…“, Speicherdauer bis zu 2 Jahre) und Nutzungs- und Gerätedaten an Google übermittelt. Ihre IP-Adresse wird von Google in der EU verarbeitet und nicht gespeichert. Die Aufbewahrung der Analysedaten haben wir auf 12 Monate begrenzt. Google kann Daten auch an die Google LLC in den USA übermitteln (siehe „Übermittlung in Drittländer“).

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021). Ohne Ihre Zustimmung wird Google Analytics nicht geladen. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich jeder Seite widerrufen.

Cookies im Browser verwalten

Unabhängig von Ihrer Auswahl auf unserer Website können Sie Cookies in Ihrem Browser jederzeit löschen oder blockieren. Wie das geht, erklären die Hilfeseiten Ihres Browsers, etwa für Chrome, Safari, Firefox und Edge. Wenn Sie notwendige Cookies blockieren, funktionieren einzelne Teile der Website möglicherweise nicht mehr.

Google Maps

Auf dieser Website nutzen wir Google Maps, um Ihnen interaktive Karten anzuzeigen, etwa den Weg zu unserer Kanzlei. Anbieter ist Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (für Nutzer:innen in der EU: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland).

Beim Laden der Karte wird Ihre IP-Adresse an Google übermittelt; eine Übertragung in die USA ist dabei möglich (siehe „Übermittlung in Drittländer“). Wir nutzen Google Maps im Interesse einer ansprechenden Darstellung unseres Angebots und einer leichten Auffindbarkeit der auf der Website angegebenen Orte. Das ist ein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Kontaktanfragen

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Kommt ein Mandat zustande, übernehmen wir die Daten in die Mandatsakte (siehe „Klientenportal und Mandatsverhältnis“). Kommt keines zustande, löschen wir die Anfrage im Rahmen unserer jährlichen Löschroutine, spätestens zum Ende des darauffolgenden Kalenderjahres. Bis dahin können wir Anschlussfragen beantworten.

Online-Terminbuchung

Für die Buchung eines Erstgesprächs verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Unternehmen sowie das gewählte Thema, Ihren Wunschtermin und Ihre Nachricht. Die Buchung erfolgt über Microsoft Bookings. Der Termin wird direkt in unseren Outlook-Kalender eingetragen, und Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail.

Zur Vorbereitung und Nachbearbeitung des Gesprächs übernehmen wir Ihre Angaben in unsere Kanzleisoftware (BMD) und interne Listen in Microsoft 365. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Kommt ein Mandat zustande, werden die Daten Teil der Mandatsakte. Kommt keines zustande, löschen wir sie im Rahmen unserer jährlichen Löschroutine, spätestens zum Ende des auf den Termin folgenden Kalenderjahres.

Veranstaltungen und Business Brunch

Für die Anmeldung zu unseren Veranstaltungen verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und die Anzahl der Plätze, optional auch Unternehmen, Telefonnummer und Ihre Frage an die Runde. Wir verwenden die Daten zur Organisation der Veranstaltung, für Rückfragen und für die Rechnungslegung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Teilnehmerliste führen wir in Microsoft 365.

Angaben zu Allergien und Unverträglichkeiten können Gesundheitsdaten sein. Wir verarbeiten sie nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) und ausschließlich zur Abstimmung mit Catering bzw. Veranstaltungsort. Wir geben sie ohne Namensbezug weiter, soweit das möglich ist, und löschen sie unmittelbar nach der Veranstaltung.

Die übrigen Anmeldedaten löschen wir im Rahmen unserer jährlichen Löschroutine, spätestens zum Ende des auf die Veranstaltung folgenden Kalenderjahres. Rechnungsrelevante Daten bewahren wir 7 Jahre auf (§ 132 BAO).

Fotos bei Veranstaltungen

Bei unseren Veranstaltungen fertigen wir Fotos an und veröffentlichen eine Auswahl auf unserer Website sowie auf unseren Profilen bei LinkedIn und Instagram. Darauf weisen wir bei der Anmeldung und vor Ort hin.

Übersichtsaufnahmen, die die Veranstaltung als Ganzes zeigen, machen wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Dokumentation und Darstellung unserer Veranstaltungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wenn Sie nicht fotografiert werden möchten, sagen Sie es uns bitte vor Ort oder vorab an office@noyzeit.at. Fotos, auf denen Sie im Mittelpunkt stehen, veröffentlichen wir nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 78 UrhG).

Einer Veröffentlichung können Sie jederzeit widersprechen. Wir entfernen das betreffende Foto dann von unserer Website und unseren Profilen. Nicht veröffentlichte Fotos löschen wir, sobald wir sie nicht mehr benötigen.

Terminbenachrichtigung per E-Mail

Wenn Sie sich für Benachrichtigungen über neue Veranstaltungstermine eintragen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 174 TKG 2021). Die Anmeldung bestätigen Sie über einen Link, den wir Ihnen per E-Mail senden (Double-Opt-in).

Abmelden können Sie sich jederzeit über den Link in jeder E-Mail oder mit einer Nachricht an office@noyzeit.at. Für den Versand nutzen wir Microsoft 365.

Wir speichern Ihre Daten bis zur Abmeldung. Danach bewahren wir die Abmeldung 3 Jahre auf, um sie nachweisen und eine erneute Zusendung ohne Ihre Zustimmung verhindern zu können.

Bewerbungen

Bewerbungen, die Sie uns per E-Mail senden, verarbeiten wir zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Kommt kein Dienstverhältnis zustande, löschen wir Ihre Unterlagen nach 7 Monaten, damit wir auf allfällige Ansprüche nach dem Gleichbehandlungsgesetz reagieren können. Länger bewahren wir Ihre Bewerbung für künftige Stellen nur mit Ihrer Einwilligung auf.

Empfänger

Wir übermitteln Ihre Daten nur, wenn dafür eine Rechtsgrundlage besteht und die Übermittlung mit unserer berufsrechtlichen Verschwiegenheit vereinbar ist. Ihre Daten verkaufen wir nicht, und für Werbezwecke geben wir sie nicht an Dritte weiter.

Dienstleister in unserem Auftrag

Diese Dienstleister verarbeiten Daten ausschließlich nach unserer Weisung und sind vertraglich zum Datenschutz verpflichtet (Art. 28 DSGVO):

Webhosting: World4You Internet Services GmbH, Linz, Österreich
E-Mail, Kalender, Terminbuchung, SQL-Datenbanken, Storage, Webapp-Hosting und Office-Anwendungen: Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland
Klientenportal (Nextcloud) – Serverbetrieb: Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland
Kanzleisoftware: BMD Systemhaus GmbH, Steyr, Österreich
Kundenverwaltung (CRM): BMD Systemhaus GmbH, Steyr, Österreich
Webanalyse (nur mit Einwilligung): Google Ireland Limited, Dublin, Irland
IT-Betreuung und Wartung: Laurence Nöckler

Weitere Empfänger im Rahmen eines Mandats

Soweit es für Ihren Auftrag erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist, übermitteln wir Daten insbesondere an:

Abgabenbehörden, das Bundesfinanzgericht und sonstige Verwaltungsbehörden und Gerichte
Sozialversicherungsträger (z. B. ÖGK, SVS), Mitarbeitervorsorgekassen und Pensionskassen
Gemeinden, Kammern, gesetzliche Interessenvertretungen sowie gesetzlich anerkannte Kirchen und Religionsgesellschaften (z. B. für Kommunalsteuer oder Kirchenbeitrag)
Banken, wenn Sie uns mit Zahlungen beauftragen, etwa bei Lohn- und Gehaltsauszahlungen
Von Ihnen benannte Empfänger, etwa Ihre Rechtsanwältin, Ihre Bank, Fördergeber oder verbundene Unternehmen
Unsere Berufshaftpflichtversicherung, wenn ein Versicherungsfall eintritt
Abschlussprüfer:innen und die Kammer der Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen, wenn diese gesetzlich vorgesehene Prüfungen durchführen
Rechtsvertreter:innen und, bei offenen Honoraren, Inkassounternehmen

Übermittlung in Drittländer

Drittländer sind Staaten außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Die Dienstleister World4You und BMD verarbeiten Daten in Österreich, Hetzner verarbeitet die Daten des Klientenportals in Rechenzentren innerhalb der EU. Microsoft speichert unsere Daten in Rechenzentren innerhalb der EU. Bei Microsoft und Google kann es jedoch im Einzelfall zu Zugriffen aus den USA kommen, etwa im Rahmen von Wartung und Support oder durch die Muttergesellschaften.

Microsoft und Google sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für die USA besteht damit ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO). Zusätzlich sind in den Datenschutzverträgen beider Anbieter die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vereinbart (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Diese Klauseln stellen die Anbieter öffentlich bereit, eine Kopie erhalten Sie auf Anfrage auch von uns.

Speicherdauer

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist. Bei Mandaten ist das bis zum Ende der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Zusätzlich bewahren wir Daten auf, solange Ansprüche aus dem Mandat geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfristen) und bis ein allfälliger Rechtsstreit abgeschlossen ist. Danach löschen oder anonymisieren wir die Daten.

Einmal jährlich prüfen wir unsere Bestände und löschen Daten, die wir nicht mehr benötigen. Die folgenden Fristen sind Regelfristen. Im Einzelfall kann eine längere Aufbewahrung nötig sein, etwa wenn ein Abgabenverfahren anhängig ist.

Logfiles und Webanalyse: automatisch laut Einstellung des Anbieters
Anfragen und Terminbuchungen ohne Mandat: bis Ende des Folgejahres
Angaben zu Allergien & Ernährung: bis nach der Veranstaltung
Veranstaltungsanmeldungen: bis Ende des Folgejahres
Terminbenachrichtigung: bis zur Abmeldung
Bewerbungen ohne Dienstverhältnis: 7 Monate
Mandats-, Buchhaltungs- und Rechnungsunterlagen: 7 Jahre (§ 132 BAO, § 212 UGB)
Unterlagen zur Abwehr von Haftungsansprüchen: bis zum Ablauf der Verjährung

Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff. Dazu gehören verschlüsselte Verbindungen (TLS) auf unserer Website, Zwei-Faktor-Anmeldung für unsere Systeme, rollenbasierte Zugriffsrechte, regelmäßige Sicherungen und die Verschwiegenheitsverpflichtung aller Mitarbeiter:innen.

Unverschlüsselte E-Mails können auf dem Übertragungsweg von Dritten mitgelesen werden. Für vertrauliche Unterlagen nutzen Sie deshalb bitte das Klientenportal. Sollte es trotz aller Vorkehrungen zu einer Datenschutzverletzung kommen, melden wir diese der Datenschutzbehörde und, wenn ein hohes Risiko für Sie besteht, auch Ihnen (Art. 33 und 34 DSGVO).

Automatisierte Entscheidungen

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling ein, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO).

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
Information darüber, an welche Empfänger Ihre Daten übermittelt wurden (Art. 15 und 19 DSGVO),
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).

Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können einer sofortigen Löschung entgegenstehen. In diesem Fall schränken wir die Verarbeitung ein. Für Ihr Anliegen genügt eine formlose Nachricht an office@noyzeit.at. Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Beschwerde bei der Datenschutzbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren:

Österreichische Datenschutzbehörde Barichgasse 40–42, 1030 Wien +43 1 52 152-0 · dsb@dsb.gv.at www.dsb.gv.at

Datenschutz